A destruição de documentos é um serviço associado à protecção de informação confidencial, seja pessoal, corporativa, militar, comercial ou governamental. O objectivo deste serviço é impedir fugas de informações relativas a clientes ou utentes, parceiros e de negócios. Para impedir que estes documentos sejam acedidos por pessoas que não pertencem às organizações, os documentos serão destruídos de forma a garantir a sua ilegibilidade. As empresas especializadas em segurança da informação normalmente oferecem este tipo de serviço essencial para prevenir que a informação confidencial seja partilhada com pessoas estranhas ao serviço, causando danos às entidades que podem incluir consequências legais. Assim, é necessário garantir que é feita uma correcta destruição de documentos cumprindo as normas de segurança actuais. 

Se procura uma empresa especializada em destruição de documentos fique a saber que este serviço custa em média 55€ por cada 50 kg, no entanto os custos associados a este serviço variam entre 23€ e 75€ por 50 kg dependendo de alguns factores que iremos abordar.

Documentos a destruir

Um dos primeiros factores a referir quando pedir o orçamento deste tipo de serviços é o material dos documentos e a quantidade, em Kgs, de documentos que têm neste momento para serem destruídos.

Normas de segurança

Dependendo do tipo de documentos, podem existir normas europeias para a destruição deste tipo de informação, incluindo o recentemente criado Regulamento Geral da Protecção de Dados, sendo necessário garantir que a empresa que irá tratar deste serviço cumpre todas estas normas. O mais comum é ter empresas que cumprem a norma DIN 66399. Também é importante garantir a entrega do certificado de destruição de acordo com as normas em vigor, ou poderá enfrentar problemas caso haja alguma fuga de informação.

Serviço pontual ou periódico

Caso esta seja uma necessidade pontual o preço do serviço irá ser distinto do preço de um serviço com uma periodicidade acordada. Os serviços periódicos irão impedir que acumule demasiados documentos e que hajam fugas de informação.

Recolha e transporte

O transporte dos documentos poderá ficar ao seu encargo ou também poderá ser contratado à empresa responsável pela destruição dos documentos. Independentemente de quem for o responsável, é importante garantir o correcto transporte, utilizando contentores apropriados. No caso de contratar uma empresa para fazer o transporte, será necessário combinar uma data de antemão e garantir que no dia os documentos já estão prontos para serem transportados.

Arquivo e contentores

Algumas empresas para além do serviço de recolha e transporte oferecem também a possibilidade de ter contentores invioláveis na sua organização. A verdade é que os documentos acabarão por ter que ser transportados para os contentores apropriados e ter um no local poderá levar a uma optimização do processo. As empresas de destruição de documentos são responsáveis pela separação dos materiais, pelo que normalmente pode enviar os documentos com agrafos, arquivadores e outros materiais. Convém verificar se no preço está incluído alguns materiais metálicos grandes como argolas.

Reciclagem

Outro factor a ter em consideração é se a empresa que está a pensar contratar irá enviar os documentos para reciclagem. Actualmente, a sustentabilidade é uma das questões mais importantes e as empresas e órgãos governativos têm uma responsabilidade social a cumprir.